Política de Datos Red Académica de Valor Compartido

La Red Académica de Valor Compartido es una iniciativa de la Cámara de Comercio de Bogotá y la Organización de Estados Iberoamericanos para la Ciencia y la Educación OEI bajo el convenio de cooperación No 6200006157 de 2016, cuyo objeto es unir esfuerzos administrativos, técnicos y financieros para promover la incorporación de cátedras, maestrías, investigación y prácticas de Valor Compartido, y es consciente de la importancia de garantizar el derecho constitucional de habeas data y con el propósito de asegurar el cumplimiento de las normas que lo desarrollan establece la presente Política de Protección de Datos personales.

Objetivo 

Establecer los criterios que se deben tener en cuenta al momento de la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos de las personas naturales, con el fin de protegerlos.

Alcance

Esta política aplica para la información de personas naturales registrada en las diferentes bases de datos de la RAVC, y debe ser cumplida por los contratistas y terceros que tengan relación directa con la Red.

Marco Normativo de la Política:

Ley 1581 de 2012, hoy Decreto 1074 de 2015 y demás decretos reglamentarios que definan el ámbito de aplicación en los derechos a la intimidad, el buen nombre y la autodeterminación informativa.

Decretos y circulares externas que reglamenten la norma indicada en el numeral anterior.

Sentencia de Constitucionalidad C-748 de 2011 mediante la cual se declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales.

Y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de la función establecida en el artículo 21 de la ley 1581.

Obligaciones

Son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de los contratistas, proveedores y terceros que tengan relación directa con la RAVC, además de las disposiciones legales y reglamentarias que regulan la materia, esta política y acciones que la desarrollan.

La  RAVC realizará todas las acciones tendientes a la divulgación e  implementación de esta política.

Responsable del tratamiento

La RAVC ha designado a un contratista que desde su rol como profesional, asume la función de protección de datos personales, el cual dará tramite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581de 2012.

Canales de atención

La RAVC ha puesto a disposición de los titulares, para que ejerzan sus derechos, o resuelvan dudas e inquietudes relacionados con el tratamiento de datos:

Correo electrónico: redvalorcompartido@gmail.com

Tratamiento, datos y finalidad

El tratamiento que realiza la RAVC con la información personal incluye la recolección, almacenamiento, uso y circulación, los datos recolectados serán tratados para cumplir con las finalidades de la Red:

  • Promoción de eventos (congresos, charlas y talleres) en temas relacionados con Sostenibilidad y Valor Compartido.
  • Envió de información para participación en convocatorias relacionadas con becas, proyectos e investigaciones relacionadas con el objeto de la RAVC.
  • Envió de boletines informativos con contenidos específicos en sostenibilidad y valor compartido.

La RAVC incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales y solicitará desde el ingreso del dato en los casos que aplique, autorización para el uso de información que reciba, informando en los avisos de privacidad de manera clara y expresa la finalidad de recolección y el tratamiento que les dará a los datos del titular.

Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad

La RAVC restringe el tratamiento de datos personales sensibles y aquellos de los menores de edad a lo estrictamente indispensable y solicita consentimiento y expreso a los titulares o apoderados informando sobre la finalidad de su tratamiento y exponiendo el carácter facultativo que le asiste.

Derechos de los titulares:

La RAVC reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos:

  1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
  3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
  5. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensible. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niñas y niños adolescente.

Mecanismos para ejercer los derechos

Es posible solicitar atención a sus derechos de manera electrónica, esto debe contener como mínimo fecha de solicitud, descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, si es el caso fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, cuando aplique.

El termino máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ESTRATEGIAS:

Para el adecuado tratamiento y protección de los datos personales, la RAVC trabaja tres perspectivas básicas que tienen como fin desarrollar políticas particulares de tratamiento de datos de acuerdo con lo previsto en la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue, estas perspectivas son:

– Perspectiva Jurídica.

– Perspectiva Tecnológica.

– Perspectiva Organizacional.

Principios Rectores

Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley.

Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

DEFINICIONES

Para los propósitos de este documento se aplican los siguientes términos y definiciones:

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al Titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.

Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el «dato personal, como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Sensible: Corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

La presente Política entra en vigencia a partir de la aprobación y primera versión realizada en septiembre de 2019, la cual es revisada anualmente por el comité técnico de la RAVC.

La Red Académica de Valor Compartido es una iniciativa financiada por la Cámara de Comercio de Bogotá y la Organización de Estados Iberoamericanos para la Ciencia la Cultura y la Educación OEI. El perfeccionamiento de la presente Política se realiza una vez se obtenga la personería jurídica de la RAVC.